Wat is een KPI? Betekenis en praktische toepassing

KPI staat voor ‘Key Performance Indicator’. Het zijn meetbare waarden die aangeven hoe effectief je bedrijf presteert ten opzichte van je doelen. Dat kan een waarde of een percentage zijn.

KPI’s zijn onmisbaar voor het sturen van je groei. Ze bieden namelijk concrete data over de progressie van je organisatie. Minder sturen op gevoel en meer op KPI’s, zorgt ervoor dat je beslissingen kunt maken op feiten. Het leidt tot minder giswerk en meer helderheid.

Ik vergelijk het gebruik van KPI’s met mijn bril. Zonder bril kan ik alleen scherp zien binnen de meter. Met bril kan ik scherp zien op langere afstanden. Hoe verder je doel ligt, hoe meer helderheid je nodig hebt om te zien waar het bedrijf naartoe beweegt.
‍

In de kern helpen KPI’s om het onmeetbare meetbaar te maken. Ze vertalen activiteiten en resultaten naar eenvoudige gegevens. Door te focussen op KPI’s, kunnen bedrijfsleiders hun aandacht richten op wat echt belangrijk is voor groei en ontwikkeling.

Een goed gestructureerde contentplanning leidt tot een sterke merkidentiteit en grotere naamsbekendheid. Het zorgt ervoor dat je boodschap consistent en op het juiste moment wordt gecommuniceerd. Dit verhoogt de zichtbaarheid en het bereik van uw merk.

Een contentplanning gaat ook verder dan alleen het organiseren van content. Het is de organisatie van alle marketinginspanningen op één plaats. Het is een duidelijk overzicht van wat er gecommuniceerd gaat worden naar de buitenwereld.

‍

Stel dat je van 100 leads per maand toch een KPI zou maken. Als je er 100 hebt, dan ben je zogezegd goed bezig. Geen enkel van de 100 is een gekwalificeerde lead waardoor er geen resultaat behaald wordt. Omdat je de KPI van 100 leads hebt behaald, ben je misschien geneigd niet bij te sturen, terwijl dat wel noodzakelijk kan zijn.

Later merk je het gebrek aan resultaat op. Wat dan? Veel bedrijven gaan dan zorgen voor meer leads, terwijl dat helemaal niet de oplossing is. Klinkt herkenbaar?
‍

Het bijsturen van een KPI moet altijd een directe impact hebben op het resultaat.

Het aantal leads kan wel een gewone Performance Indicator zijn. Een statistiek om in de gaten te houden. Wat zou dan wel een goede KPI zijn? Je kan beter focussen op gekwalificeerde leads. Dit zijn leads die:

1. In aanmerking komen voor je product of dienstverlening.

2. Bereid zijn om te kopen.

Je hebt liever minder leads, waarvan meer gekwalificeerd zijn, die resulteren in meer sales.

‍

• Financiële KPI’s: zoals netto-omzet, brutowinstmarge, dagprestaties en operationele cashflow. Deze geven inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf.
• Klantgerelateerde KPI’s: zoals klanttevredenheid en klantenbehoud. Deze indicatoren helpen bij het beoordelen van de relatie met klanten en de effectiviteit van je klantenservice.
• Operationele KPI’s: zoals aantal afgehandelde klantvragen of snelheid van oplevering. Deze zijn belangrijk voor het dagelijkse beheer van je bedrijf.
• Medewerkersgerichte KPI’s: zoals medewerkerstevredenheid en personeelsverloop. Deze indicatoren zijn essentieel voor het behoud van een sterk team en een krachtige bedrijfscultuur.

‍

KPI’s kies je in functie van je bedrijfsdoelen. De juiste KPI’s geven een helder beeld van de prestaties van het bedrijf en helpen je in de juiste richting te sturen. Verkeerde of irrelevante KPI’s kunnen daarentegen leiden tot misleidende conclusies en verkeerde beslissingen.

Stap 1: bepaal je bedrijfsdoelen

Begin met heldere bedrijfsdoelen. Wat wil je bereiken? Wat is het gewenste resultaat? Dit kunnen doelen zijn zoals een bepaalde omzet, klanttevredenheid of operationele efficiëntie verhogen. De KPI’s moeten direct gekoppeld zijn aan deze doelen.

Denk eraan dat doelen SMART moeten zijn:

• specifiek
• meetbaar
• aanvaardbaar
• realiseerbaar
• tijdgebonden

‍

Stap 2: identificeer succes

Vraag jezelf af wat succes betekent. Welke factoren dragen bij aan het bereiken van deze doelen? Bijvoorbeeld, als je doel is om de omzet te verhogen, kunnen succesfactoren de acquisitie van nieuwe klanten en de gemiddelde orderwaarde zijn.

Dit kan natuurlijk van jaar tot jaar verschillen. Als je groter wilt worden, dan kan winst minder relevant zijn. Als je winstgevender wilt worden, dan zullen operationele KPI’s net belangrijker zijn. Het is geen ‘of’, maar ‘en’.

Stap 3: maak de KPI's meetbaar

Zorg voor meetbare KPI’s. Dit betekent een effectief getal. Bijvoorbeeld: in plaats van ‘klanttevredenheid verbeteren’, kan je kiezen voor ‘het bereiken van een klanttevredenheidsscore van 90%’.

Op woorden zoals ‘verbeteren’ kan je niet sturen. Stel dat je ‘meer’ sales wilt. Wat betekent ‘meer’? Meer dan vorig jaar? Meer dan de concurrentie? Je kan natuurlijk wel beginnen uit te spreken dat je het beter wilt doen dan het jaar voordien.

De volgende stap is dan concreet bepalen wat meer en beter betekent. En dat doe je dus SMART uit stap 1.

Stap 4: zorg voor relevantie

De gekozen KPI’s moeten relevant zijn voor het bedrijf. Een KPI die waardevol is voor het ene bedrijf, kan irrelevant zijn voor het andere. Een KPI moet aansluiten bij je doelstellingen. Ze moeten ook relevant zijn voor je bedrijf, product en sector.

Stap 5: beperk het aantal KPI's

Als alles belangrijk is, dan is niets belangrijk. Een beperkt aantal goed gekozen KPI’s is effectiever. Dit zorgt ervoor dat je je kunt concentreren op de meest cruciale gebieden van je bedrijf.

Stap 6: evalueer en pas aan:

KPI’s zijn niet statisch en wel dynamisch. Ze moeten regelmatig worden geëvalueerd en indien nodig aangepast. Dit zorgt ervoor dat ze relevant blijven en afgestemd zijn op de evolutie en omstandigheden van het bedrijf.

Omstandigheden kan je niet controleren. Je kunt wel de acties op die omstandigheden controleren. De impact van bepaalde omstandigheden op je bedrijf kan je waarnemen in je KPI dashboard. Naast het bekijken is het ook belangrijk om op basis daarvan te handelen.

‍

Het effectief inzetten van KPI’s is cruciaal voor het succes en de groei van elk bedrijf.

Door het begrijpen van wat KPI’s zijn, het zorgvuldig kiezen van de juiste indicatoren, en het opzetten van een dynamisch en inzichtelijk dashboard, kunnen bedrijfsleiders hun strategische besluitvorming aanzienlijk verbeteren.

Dit leidt niet alleen tot betere bedrijfsresultaten, maar ook tot een grotere betrokkenheid en motivatie binnen het team. Onthoud dat KPI’s geen statische cijfers zijn; ze moeten regelmatig worden geëvalueerd en bijgesteld om te zorgen dat ze relevant blijven en aansluiten bij uw veranderende bedrijfsdoelen.

Door deze principes toe te passen, kan je bedrijf efficiënt navigeren door uitdagingen en kansen, wat leidt tot duurzame groei en succes.
‍

‍

De 5 stappen voor het opzetten van een dashboard:

1. Selecteer de juiste software: kies een dashboard tool die past bij de behoeften van je bedrijf. Er zijn veel opties beschikbaar, van spreadsheets zoals Excel tot geavanceerde business intelligence tools zoals Power BI.
2. Integreer je data: zorg ervoor dat je dashboard toegang heeft tot alle relevante data. Dit kan sales data, klantgegevens, financiële gegevens, en meer omvatten. Belangrijker nog: zorg dat de data juist is!
3. Visualiseer je KPI’s: gebruik grafieken, diagrammen en tabellen om je KPI’s te visualiseren. Dit maakt complexe data gemakkelijk te begrijpen en te analyseren.
4. Maak het dashboard gebruiksvriendelijk: zorg voor een eenvoudige lay-out en gemakkelijke navigatie. Je team moet snel de benodigde informatie kunnen vinden. Less is more. Vermijd onnodig veel toeters en bellen.
5. Update regelmatig: je dashboard moet actuele informatie weergeven. Zorg voor automatische updates of stel een regelmatig schema in voor het handmatig bijwerken van de gegevens. Op die manier kan je je baseren op correcte data.

Een goed ingericht dashboard biedt een compleet overzicht van de bedrijfsprestaties. Het stelt je in staat patronen en trends te identificeren, problemen op te sporen en je strategie aan te passen op basis van real-time data.

‍

‍

Het effectief inzetten van KPI’s is cruciaal voor het succes en de groei van elk bedrijf. Door het begrijpen van wat KPI’s zijn, het zorgvuldig kiezen van de juiste indicatoren, en het opzetten van een dynamisch en inzichtelijk dashboard, kunnen bedrijfsleiders hun strategische besluitvorming aanzienlijk verbeteren.

Dit leidt niet alleen tot betere bedrijfsresultaten, maar ook tot een grotere betrokkenheid en motivatie binnen het team. Onthoud dat KPI’s geen statische cijfers zijn; ze moeten regelmatig worden geëvalueerd en bijgesteld om te zorgen dat ze relevant blijven en aansluiten bij uw veranderende bedrijfsdoelen.

Door deze principes toe te passen, kan je bedrijf efficiënt navigeren door uitdagingen en kansen, wat leidt tot duurzame groei en succes.

‍